Comment mettre en place un comité des parties prenantes ?

Le comité des parties prenantes (ou comité ESS, comité des Sages) est une condition à l'obtention de la mention ESS pour les sociétés commerciales. En effet, cela permet d'assurer l'information de toutes les parties prenantes ! Comment le mettre en place, à quelles conditions ?

Pourquoi dois-je créer un comité des parties prenantes ? Est-ce obligatoire ?

Oui ! Si vous souhaitez obtenir la mention ESS sur votre Kbis. L'article 1 de la loi du 31 juillet 2014 dispose, outre les conditions tenant à la finalité et la lucrativité limitée, une condition de gouvernance partagée. Or les sociétés commerciales, contrairement aux autres formes "de droit" n'ont pas l'intégration (et la participation) de toutes les parties prenantes dans leur ADN.

Par ailleurs, mettre en place un comité des prenantes a un réel intérêt :

• Renforcer son système d'information en utilisant des méthodes de Feed-Back s'appuyant sur l'intelligence collective ;
• Informer les parties prenantes et offrir une belle notoriété à l'entreprise ;
• Nourrir son projet stratégique en récupérant des clefs remis par des tiers de confiance ;
• Respecter les dispositions de la loi du 31 juillet 2014, notamment en permettant au comité d'évaluer l'activité de l'entreprise au regard du guide d'amélioration des bonnes pratiques de l'ESS.
• Créer un outil de pilotage de l'entreprise qui peut faire le lien entre le projet stratégique et le cadre de valeurs de votre structure ;
• Pour les SASU et EURL, utile pour lutter contre l'isolement du dirigeant.

Comment puis-je l'intégrer dans le fonctionnement de mon entreprise de l'ESS  ?

Lors de la constitution de votre société, quelque qu'en soit sa forme ESS, vous êtes invité à insérer une clause instituant un comité des parties prenantes. En pratique, il s'agit d'une réunion institutionnalisée par vos statuts et regroupant les parties prenantes pour qu'elles envisagent, notamment, la qualité de la mise en œuvre du guide des bonnes pratiques au sein de votre structure. Le comité n'a qu'un rôle consultatif.

Quels sont les mentions à ne pas oublier pour définir mon comité dans mes statuts ?

Aucune forme particulière n'est attendue quant à la rédaction de cette clause. Néanmoins nous vous conseillons de porter une attention à :

• La composition du Comité qui doit s'adapter à la taille de votre structure. Aussi, il apparaît pertinent, dans un premier temps, pour les jeunes structures de l'ESS, de commencer par un Comité restreint : l'associé, un bénéficiaire et un représentant ESS. Dans un second temps, le Comité pourra intégrer plus largement des salariés, d'autres bénéficiaires...
• Les missions du comité ;
• Les modes de délibération ;
• Les rémunérations des membres du Comité qui pourra utilement être bénévole ou prévoir des jetons, par exemple ;
• Une clause de confidentialité ;

Avez-vous un exemple de mention à intégrer ?

Il est mis en place un Comité de l'Économie Sociale et Solidaire, appelé "Comité de l'ESS".

Composition du Comité de l’ESS

Le Comité de l’ESS est composé des membres suivants : les associés fondateurs ; un (1) représentant des associés non fondateurs ; un (1) représentant des salariés (élu annuellement à la majorité anonyme par l’ensemble des salariés de la Société) ; un à dix (1 à 10) représentants des parties prenantes indépendants sur des sujets relatifs à l’économie sociale et solidaire et à la mesure d’impact social et environnemental.

Le Comité de l’ESS a principalement pour mission de :

• se prononcer sur toutes propositions du Président, du Directeur Général, ou des associés sur les décisions stratégiques liées à la finalité sociale de la Société et aux valeurs de l’économie sociale et solidaire ;
• contrôler les initiatives mises en avant par la société, ses clients, fournisseurs, et partenaires, afin de vérifier leurs engagements pour l'Économie Sociale et Solidaire ;
• mesurer et être force de proposition pour améliorer l’impact des activités de la Société sur l’environnement et la société civile ;
• présenter, à l’occasion de la tenue de l’assemblée générale annuelle, un rapport d’activité sur la mise en œuvre du guide des bonnes pratiques de l'ESS conformément à l'article 3 de la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l’économie sociale et solidaire.

Rémunération des membres

Les membres du Comité de l’ESS ne peuvent en aucun cas recevoir une quelconque rémunération pour l'exercice de leurs fonctions.

En revanche, les membres du Comité peuvent être remboursés de leurs frais de représentation et de déplacement, sur présentation des justificatifs idoines auprès de la Société.

Clause de confidentialité

L'ensemble des membres du Comité de l'ESS s’engage à ne pas divulguer, diffuser ou communiquer les informations, les documents de quelque nature que ce soit et sur tous supports transmis ou échangés à l’occasion de la vie sociale de l’entreprise envers les tiers. Cette obligation de confidentialité s’impose à tous les membres du Comité de l'ESS, sauf accord de l’Assemblée Générale les autorisant à diffuser certains documents envers les tiers (ex : comptes annuels, rapport de gestion, rapport de transparence, rapport d’activité ESS, …).